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                          紀冬梅

                          從全局出發,讓工作變得更有價值

                          ——記南華西集團商務部經理  紀冬梅

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                          我拉出相鄰的兩張椅子,與紀冬梅在會議桌前并排坐下,努力讓訪談隨意一些,即便如此,還是感覺尷尬,平時嬉笑打鬧慣了,突然這么正經和生分,覺得別扭。

                           

                          工作怕就怕認真和敬業

                          紀冬梅學的是電氣自動化,但畢業后就沒有務過“正業”。在加入南華西之前,她售過機票,做過房產中介,開過小店,賣過童裝,個人經歷怎一個“豐富”了得。

                          20055月,在同學介紹下,紀冬梅加入南華西,雖然與所學專業還是沒有多大關系,但至少已經沾了點邊。從預算員到預算部主管、副經理、經理,再到商務部經理,一干就是十四年。

                          加入公司后,紀冬梅先被安排到車間熟悉生產和元器件。短短一星期,筆記卻記滿了一大本。這本筆記本她一直保存到現在。翻開筆記本,十四年的流光逝水,紙張已經發黃,但字跡卻依舊清晰,記錄著各種元器件的名稱、品牌及價格等信息,并繪有大量圖畫,詳細記錄了各式配電箱柜的生產工藝及元器件布局等。

                          毛主席說,世界上怕就怕“認真”二字。憑借著這股認真的勁兒,一個月的車間實習期,她一個星期就畢業了。

                          認真和敬業往往是一對孿生兄弟。除了認真,紀冬梅更是個敬業的人。

                          2014年,正值南華西成立的第二十個年頭,公司業績井噴,各個部門都開始上緊發條,尤其是預算部,工作量成倍增加,雖然補充了人手,仍然無法滿足工作所需。于是加班成了常態,遇上大型投標,就得通宵。這種常態化加班從2014年持續到現在,沒有間斷過。我恰是在2014年加入南華西,并被安排晚上給他們訂餐,幾年來,我見證了他們所有的忙碌和辛苦。這期間,已經身為預算部經理的紀冬梅,更是以身作則,基本每天加班都有她的身影。

                          而且,更難能可貴的是,在紀冬梅的帶領下,即便面對如此沉重的工作壓力,預算部同事也總是樂觀以對,部門同事之間親和融洽,笑語盈盈,展現出的仍然是一個蓬勃向上、積極快樂的團隊

                           

                          一切從全局出發

                          最近有句流行的話:喜歡一個人,始于顏值,陷于才華,忠于人品。套用下這句話,公司對紀冬梅是始于關系,陷于認真和敬業,忠于全局觀。

                          紀冬梅通過同學介紹而進入公司,因認真和敬業而得到公司的認可,但真正讓她脫穎而出、并讓公司對她委以重任的,還是她在工作中表現出的全局觀。

                          在企業中,人大致可分為三類,一是連自己的事情都不好好做的人;二是努力做好自己的事情的人;三是能夠從全局出發,真正解決問題的人。紀冬梅就屬于第三類人。

                          什么是全局?從空間上來說,這是一個關于整體的問題,從時間上來說,這是一個關于未來的問題。從全局出發,指的就是從整體利益和未來利益出發。

                          然而,一方面,人都是利己的,我們總是習慣于從自己的角度看待問題,只考慮自己的便利性;另一方面,人都有惰性,總是貪圖眼前省事,而不愿意為未來操心。而紀冬梅的可貴之處就在于,她能跳脫出個人和眼前的利益,從公司整體和未來出發,去發現問題,思考問題和解決問題。

                          比如在報價工具的選擇上,南華西成立于1995年,經歷了手寫報價階段,隨著電腦的普及,開始用報價軟件進行報價。報價軟件對于預算員來說,快捷省事,但最終得出的數據需要導入到Excel進行后期處理,為響應客戶要求及調價,需要文員花大量時間來拉公式和調整格式。隨著市場環境的成熟,客戶要求越來越細化,對報價的要求也越來越高,文員工作量越來越大,紀冬梅任職預算部主管后,放棄了報價軟件,采用Excel報價,Excel雖然是一款大眾化的辦公軟件,但它的靈活性和強大功能是其它報價軟件無法比擬的。然而紀冬梅還是看到了其中的不足,一是Excel沒有針對某個行業的特殊設計,報價效率低,預算員工作量加大,容易出錯;二是報價時預算員采用的元器件型號不規范,增加后續部門工作壓力。三是報價模板設計過于簡單,不能徹底解決文員調價難題。于是紀冬梅開始琢磨有沒有一種方法可以兼顧軟件的快捷性與Excel的靈活性

                          事實上,上面這些問題影響最大的還是其他部門,無論是商務調價還是后續部門的工作壓力,辛苦的都是別人,如果從個人利益來說,多一事不如少一事,何必費自己的腦細胞去思考別部門的問題;如果從眼前利益來說,這報價方式已經沿襲這么多年,也是公司經過多種嘗試之后的最后選擇,雖然經常出現一些問題,但都是一些細小的問題,遠沒有到過不下去的地步,得過且過,又何必費盡心思的另尋什么改變之法。但紀冬梅去卻沒有這么想,她只是本能的希望從根本上去解決公司所存在的這些問題。

                          通過不斷的思考和研究,運用函數運算和Excel的強大功能,紀冬梅最終構建起了一個符合公司需求的報價平臺,并犧牲掉自己無數個節假日和休息時間,建立起一個龐大的數據庫,規范了所有常用元器件型號、價格,還為每個元器件進行編碼;同時也考慮到數據存檔和結算功能,最大程度的提高各相關工作的效率,降低錯誤率,并徹底解決了商務文員調價問題,技術部關于元器件報價型號不規范的投訴也大為減少。

                          正如紀冬梅所說,公司各個部門的工作都是相互關聯、互相影響的,如果只是從自己的角度出發,只強調做好自己的事情,其實并不能真正的把事情做好。

                          除了報價平臺之外,其它許多方面她也都做出改變,很多都是革新性的。

                          如通過建立項目檔案管理,將報價、圖紙及項目其他資料完全對應起來,結束了圖紙及資料管理混亂的狀態,解決了文員重復打圖,預算員重復報價,技術部找圖困難等問題。以前都是技術部同事自己到共享盤找圖紙,面對紛繁復雜的圖紙,找起來費時費力,很容易找錯,導致下單和生產錯誤?,F在,省卻了技術部找圖時間,也解決了圖紙找錯的問題,需要哪份圖紙,預算部文員可以立馬調出來給到他。

                          再比如結算,南華西與業務員實行的是合伙人制,業務員都是公司的訂單股東,在訂單完成后,需要業務員自己收集數據,對賬并整理資料,找客戶進行結算,這也是訂單股東精神的體現。初期由于訂單不多,客戶要求也不高,業務員尚能應付。隨著公司發展,業務員訂單量不斷增加,應付起來就有點困難了。業務員的工作重心還是在市場,讓他們對賬并整理資料,一是沒時間,二是沒精力,三也非其所長,加上公司資料圖紙管理不完善,數據缺失,賬目很難清理,嚴重影響了結算進度和回款速度。為了解決這個問題,紀冬梅規范了流程,建立了完整的訂單跟蹤、資料存檔及數據核查的反饋控制系統,確保各環節數據和資料的準確與完整,改變了由于各部門缺乏溝通,各自為政,公司沒有完整數據、結算困難的歷史現狀。并且由于流程的規范,對賬不再混亂復雜,下單、報價、資料整理、對賬、結算等均可以同步進行,極大的縮短了結算時間,提高了工作效率。

                          由于紀冬梅的主動承擔和全局性思維,以及她在公司商務管理工作方面所做出的一些改變,2017年底,公司對商務部和預算部進行整合,并正式任命她為商務部經理,統籌管理公司的商務和預算工作。

                           

                          情迷戶外,從菜鳥到老驢的逆襲

                          由于忙于工作,長期缺乏運動,紀冬梅的體重開始不受控制的增長。曾經就有一回,中午吃飯搶電梯的時候,紀冬梅一腳踏進電梯,電梯就發出凄慘的叫聲,等她從電梯里退出來,排在后面的我一個閃身,擠進了電梯。電梯一聲沒吭就把門關上了,一溜煙直奔底樓。電梯里立即爆發出一陣肆無忌憚的笑聲……直到現在,她還對我充滿恨意。

                          為了減肉,紀冬梅加強了鍛煉。有一天,紀冬梅跟隨公司的一位同事參加了一個戶外活動,第二天回公司上班,結果連下個樓梯都困難,只能扶著欄桿,后背朝前退著走,甚至趴在欄桿上向下滑。為此,又引來同事們的一陣無情嘲笑。大家都以為她沒有第二回了,沒想到一個星期后,她又出發了,并且從此一發不可收拾,最近一年多來,基本上每個月都要戶外兩三次。

                          以前我是很瞧不上她的,公司組織登山活動,我都是在心里自動把她歸到老弱病殘一組。但不知不覺間,她就突然成了公司里數一數二的一個戶外強者。有一次,她們組織穿越七娘山和馬料河,公司有幾個同事也報名參加,我也決定去看個究竟。

                          我們七點出發,九點開始步行穿越,只走了一段海岸線,還沒有正式開始登山,其他同事就有些體力不支,畏懼退出,只有我和她繼續往前走。我們攀峭壁,跳澗石,過草澤,穿密林,鉆灌木,上陡坡,幾乎沒有停歇,天黑才到山頂,再翻越無數山頭,直到晚上十一點半才下得山來。十四個小時、幾十公里的超強度負重行軍,自認為身輕如燕、地表第一強驢的我都有些支撐不住,她居然也一路無恙的走了下來,她的這種堅持和這股子毅力,讓我佩服不已。


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